关于做好2007届高等学校毕业生图像信息采集工作的通知

各有关高等学校：

    为确保2007届高校毕业生图像采集工作顺利进行，现将图像信息采集工作有关事项通知如下：

    一、拍摄对象

    2007年6月毕业的所有专科（高职）以上层次的普通高等教育毕业生以及2008年1月毕业的成人高等教育毕业生。

    二、拍摄时间安排：

    2006年9月：湘西、张家界地区高校；

    2006年10月：怀化、常德地区高校；

    2006年11月：株洲、湘潭地区高校；

    2006年12月：娄底、邵阳地区高校；

    2007年1月：永州、郴州、岳阳地区高校；

    2007年3月：益阳、衡阳地区高校；

    2006年9月份至2007年1月份：长沙地区高校。

    每日工作时间：上午8:00-12:00,下午2:00-6:00。如因交通堵塞或人力不可抗拒因素导致时间延误，采集中心工作人员将及时与有关高校人员保持联络。

    三、图像采集工作只能在规定的时间段内进行，并遵照“先报先安排”的原则。各高校最迟应于规定拍摄时间前15天，核准本校当年毕业生人数后将拍摄计划（毕业生人数、联系电话、具体地址及拟定的拍摄时间）加盖学校公章报至新华社湖南图像采集中心，并商定具体拍摄时间。在学校所在地以外地区设有函授站的学校，同样需在规定拍摄时间前1个月将本校各地区函授站的拍摄计划报至新华社湖南图像采集中心，由采集中心集中协调具体拍摄日期，如因学校未按要求上报拍摄计划，导致毕业生不能参加图像采集，其责任由学校承担。

    根据教育部毕业生图像信息采集工作的有关规定，每年的毕业生图像信息采集工作于当年4月底正式结束。

    四、拍摄工作要求：

    1、学校必须在本校图像采集前到新华社湖南图像采集中心领取《机读卡》，并督促学生提前填写，以免影响拍摄进度。

    2、学校上报拍摄计划时，请直接与新华社湖南图像采集中心联系。

    3、各高校应做好学生的组织工作，严格按计划分批进行图像采集，但不得将本校学生分成数次拍摄，否则将无法及时收到照片或造成光盘资料残缺，直接影响毕业生电子注册工作。

    4、学校应确定至少5人负责拍摄时的组织工作（根据学校规模可适当增加人员），其中2人负责人员进出安排，1人在拍摄现场登记表格，1人在现场详细核对《机读卡》，1人在场外维持秩序。

    5、请各有关高校按照教育部制订的标准代收图像采集费，不能“搭车收费”或擅自提高收费标准。

    6、湖南图像采集中心工作人员在图像采集过程中，如出现违规违纪，服务态度不好等现象，请及时与新华社湖南图像采集中心联系，联系电话：0731—2684581，联系人：赵文。

    五、特殊情况处理办法

    1、个别应届毕业生因各种特殊原因无法在规定时间内参加图像采集，可以进行补拍，但是须在本校正常图像采集后，再到新华社湖南图像采集中心本部补拍。学校统一组织毕业生补拍请与新华社湖南图像采集中心联系。具体补拍时间为：2006年10月28日，11月25日，12月30日，2007年1月27日，2月24日，3月31日，4月7日，4月14日，4月21日，4月28日，上午8:30-11:30；下午2:30-5:00。请各校将补拍时间及时通知需参加补拍的学生，以免错过补拍时间，并告知学生认真填写《机读卡》的有关资料，准确填写学校具体地址、邮编、收件人姓名，以免因地址不详而导致毕业证无法正常发放。

    2、各学校在外地实习的学生若确实不能返回学校所在地参加图像采集，可直接与邻近的新华社分社联系，就近参加拍摄（联系方法见附件1）。

    3、根据教育部的要求，现役军人、出国和住院的学生，允许其交一寸（或二寸）免冠蓝色背景照片一张进行扫描制作（经过扫描处理的上网图像效果相对较差），但必须凭相关部门证明才能收取照片。由于扫描制作进度较慢，只作上网图像，不再制作照片。学生交照片扫描的同时，必须将同底照片按校方数量要求交给学校办理毕业证，并在照片背面用铅笔注明学生个人信息。

    5、散拍及扫描学生的数据光盘将在后期统一刻录邮寄至学校本部，不再寄给分校或函授站。

    六、《机读卡》填涂要求：

    1、必须按卡中的填涂要求填写。

    2、保持卡面的清洁平整，不得将机读卡与其他物品装钉或粘贴在一起。

    3、请不要在机读卡的右侧任意书写文字或编号。

    4、代码表中无法查到的汉字，请填涂0000，并在汉字旁加注汉语拼音。

    5、学号或身份证中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂0，1。

    6、少数民族学生的姓名，凡超过四个汉字的，一律不填写汉字代码，只须在机读卡中用正楷清楚填写学生的全名，由中国图片社采用人工方式录入。

    7、拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加0，如：0001。

    8、应拍学生信息具备数据库资料的学校，可由学校提供EXCEL格式的数据库电子文档。数据库内容必须包括：拍摄序号（必须与图像序号一一对应）、姓名、学号、身份证号、性别、学校类别、学历层次、院校代码、院系代码、专业等十项内容，提供数据库的学校，可不用填写《机读卡》。

    七、《综合信息采集登记袋》填写要求（由负责图像采集的老师填写）：

    1、学校名称：请填写学校全称。如是函授站点，请先标明举办高校名称，再标明函授站名称。

    2、通讯地址：请注明详细的接收地址及门牌号，避免邮寄过程中出现差错。

    3、联系人及电话：请用正楷填写联系人姓名，联系电话前加区号，以便联络。

    4、学校代码：请准确填写由教育部颁布的五位数代码。函授站点应填写举办高校的代码。

    八、《勘误表》填写要求：

    1、准确填写联系人的姓名、电话、地址，便于后期联络；

    2、尽量提供E-mail地址，便于数据传输；

    3、对于错误信息，请学校提供学生身份证号和姓名，以便后期数据库查找确认。

    4、所有寄往中国图片社的《勘误表》请各学校留底备查。

    九、图像信息核对要求：

    1、学校收到照片及数据光盘后，请在一个月内完成核对工作，如发现错误，按以下几种方式处理：

    ⑴ 如有个别学生缺少照片，请立即将该生的姓名、身份证号邮寄或传真给中国图片社（请务必盖上学校公章，否则不予办理），并请注明联系人、地址和电话。中国图片社在接到传真后5个工作日内将照片补发给学校。

    ⑵ 经核对后发现因拍摄原因有闭眼或其他特殊表情的照片，请安排学生携该照片就近到当地新华社分社免费进行重拍（非特殊原因不要重拍，否则易造成毕业证上照片与网上查询图像不一致，影响学生就业）。

    ⑶ 经核对后发现有数据错误或数据错位的，请按《勘误表》上的要求详细填写，用快递或传真至中国图片社（请务必盖上学校公章），照片可照常使用。中国图片社接到邮件或传真后，将对数据库内数据进行修改，并将修改后的图像数据用E-mail发给学校，没有E-mail地址的学校，中国图片社将另刻光盘邮寄。

    ⑷ 毕业生图像信息核对时间和方法可参见《2005年全国高等教育学历证书电子注册图像采集工作毕业生须知》（附件2）

    十、付款方式：

    1、转账：

    单位全称：湖南新闻信息中心

    账    号：1901002119002104949

    开 户 行：工行展览馆路分理处

    2、现款：由学校直接交湖南图像采集中心。

    十一、联系方式：

    1、湖南教育厅

    高教处联系人：张琳，联系电话：0731—4714932

    职成处联系人：蒋维加，联系电话：0731—4714893

    2、湖南图像采集中心

    ⑴ 计划安排、协调联系人：唐琳，

    联系电话：0731—2250811，2684581（传真）

    E-mail：zhaowen@xinhua.org

    ⑵ 资料数据查询：

    唐琳、罗军，联系电话：0731—2684582

    E-mail：yb153@126.com

    ⑶ 联系地址：长沙市迎宾路153号（记者之家五楼8512、8513、8514、8515），湖南图像采集中心，邮编：410011

    3、中国图片社

    ⑴ 调度室咨询电话：010—63072281，

       传真电话：010—63072464

         E-mail：cps2k4_1@tom.com

       负责查询各学校及学生个人数据信息。

    ⑵ 数据库咨询电话：010—63071117，63076401

     E-mail：cpsmu@yeah.net

    负责解答各类设备技术咨询、光盘刻录咨询及数据咨询。

    ⑶ 邮寄部咨询电话：010—63072279，63076402

    负责查询各院校及学生个人邮寄记录。

    ⑷ 联系地址：北京市宣武门外大街甲1号，中国图片社，邮编：100052

    4、采集信息查询网址：www.xinhua.org

    5、学生上网信息的查询请到以下网址查询：

    “中国高等教育学生信息网”：www.chsi.com.cn

    高校毕业生图像信息采集工作目前已进行了五届，由于毕业生人数逐年增加，图像信息采集任务越来越重，请各有关高校提醒学生自觉遵守拍摄纪律，维护拍摄秩序。如在采集工作中遇到问题，请及时与省教育厅高教处、职成处和新华社湖南图像采集中心沟通，共同解决，确保毕业生学历证书电子注册工作按教育部要求顺利进行。

    附件1：新华社其它各省（自治区）分社联系电话

    附件2：2005年全国高等教育学历证书电子注册图像采集工作毕业生须知

关于做好2007届高校毕业生图像采集工作的通知.doc

湖南省教育厅

 二OO六年八月十八日