湖南教育快讯〔2024〕第75期

编者按：近年来，湖南高校深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，注重加强档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，着力构建新时代高校档案工作高质量发展格局。现将6校经验做法予以推介，供各校学习借鉴。

中南大学充分利用红色档案增强育人实效

近年来，中南大学深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，全面征集、科学管理、充分利用红色档案，建好资源库、畅通服务链、打造精品课，切实发挥红色档案的资政育人作用。

多方共建，丰富红色档案资源库。坚持以红色档案记录、留存和见证红色历史。推进校地、校校共建，加强档案征集，挖掘校史馆藏，让红色档案“集起来”，成为资政育人的源头活水。一是建立红色校史档案。牢记习近平总书记2013年亲临学校视察国家重金属污染防治工程技术研究中心、粉末冶金国家重点实验室时的殷殷嘱托，广泛征集并发掘馆藏，用红色档案记录中南人“棚子精神”以及勇于创新、务实报国、艰苦奋斗等精神，鼓舞师生深入践行“四个面向”，建功新时代。目前已系统收存学校红色人物、红色故事、红色实物、红色声像等红色校史档案3000余件。二是拓展红色文化资源。会同省教育厅成立湖南省高等教育学会档案专业委员会，加强全省高校档案工作协作；设立“中南大学湖南红色文化创作与研究中心”，立足湖南，面向全国，多方合作，发掘红色资源、守护红色根脉、传承红色基因、打造红色精品；聚力建成了《共和国英雄》《诗颂红色湖南》《湖南红色文化地图》等湖南红色资源库。三是丰富红色记忆专题。聚焦新时代党领导人民推进中华民族伟大复兴的奋斗历程，以专题档案的形式记录和留存学校师生投身脱贫攻坚、乡村振兴、抗击疫情等重大任务的成功实践和生动缩影。

多措并举，优化红色档案服务链。推进红色档案资源科学管理、高效利用，采取资源共享、内外联通、线上线下互动、专家编研资政等系列举措，让红色档案从馆藏中“走出来”，成为利用便捷的育人载体。一是夯实硬件基础。对照我省档案工作规范化建设评价规范等，在档案库区配备恒温恒湿系统、七氟丙烷灭火系统等防护设施，对实体档案消毒存管、智能监管、异地备份，确保红色档案管理安全规范。二是创新管理服务。投入1000余万元经费，构建了档案数字资源、业务管理、在线服务、网上展示等四大信息化平台，推进管理多点对接、远程自助服务、档案数字签章、电子档案管理等系列新举措，馆藏公用档案100%数字化管理，远程业务实现即申即办、当日清零。同时，推进资源共享，对归档单位和管理员实行线上归档目录共享，查阅权限分级管理，外借档案依规办理。三是加强专家编研。档案馆专业技术队伍70%以上为高级职称人员，近五年取得各项科研成果、奖项50余项，2021年以来牵头研究编制“中国高校档案事业发展报告”，2022年获评湖南省“芙蓉标兵岗”集体。

多元铸魂，打造红色档案精品课。坚持育人为本，将红色档案与教学育人、校史育人、文化育人等有机结合，构建了融课堂教学、专题展览、故事宣讲、微党课、微视频等多元一体的红色档案育人体系，让红色档案“活起来”，成为文化育人的大熔炉。一是让红色档案融入课上课下。对教师开放馆藏红色档案，使大量红色档案成为思政课程、课程思政课堂教学的生动教材。在教学楼建设“中南大学红色文化教育体验馆”，图文讲述“中国共产党人精神谱系”“湖南红色资源”“中南红色校史”等。在校园内建设“问渠长廊”“党史长廊”，多形式呈现红色档案，成为师生课余锤炼党性、陶冶思想的重要园地，“问渠长廊”2022年入选全国首批“大思政课”实践教育基地。二是让红色档案融入宣传宣讲。在红色档案中挖掘素材，为一流大学文化建设注入鲜活生命力，学校组建“红色文化”“中南故事”宣讲团，院士、教师、干部、学生共同参与，每年举办宣讲会，在线上、线下同步推出系列红色档案微视频、故事集、舞台剧进行广泛宣传，厚植校园文化育人土壤。三是让红色档案融入校内校外。利用重要节点开展校内红色档案专题展览，举办“中南人的抗战”专题展，纪念世界反法西斯战争的伟大胜利；举办“百年初心路 红色使命行”红色记忆展，用100件红色档案述说百年中南红色历史。结合新冠肺炎疫情阻击战和湘雅医学特色，以跨越百年的3份校史红色档案为点，制作微视频《百年抗疫 人民至上》，获评全国档案系统庆祝中国共产党成立100周年精品微视频，在新华网、国家档案局官网、学习强国等平台展播推介。

湘潭大学：兰台奋楫 凝心聚力

推动档案工作高质量发展

近年来，湘潭大学档案馆深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，夯实工作基础，聚焦业务创新，注重队伍建设，全面推动档案工作高质量发展。根据《中国高校档案事业发展报告（2022）》，学校档案利用体系建设位居全国178所样本高校前列。

夯实工作基础，筑牢安全底线。一是加强制度设计。聚焦新修订的档案法和《中华人民共和国档案法实施条例》等重点内容，通过举办专题讲座、悬挂普法展板、开展现场咨询等多种形式，向广大师生宣传和解读有关档案法律知识，修订完善学校《档案分类方案、文件材料归档范围与档案保管期限表》《干部人事档案管理办法》《综合档案利用制度》《电子档案管理办法》《档案管理系统运行维护制度》等，着力构建系统完备、科学规范、可操作性强的档案制度体系。二是加强资源汇集。修订档案“三合一”制度，明确档案移交接收时间、标准、程序等要求，确保档案“应收尽收，应归尽归”，全面系统地反映学校主要职能活动和基本历史面貌，年平均收集档案3万余卷（件）。加大学校重大活动、重要会议和重点建设项目档案收集，加大电子档案、声像档案的收集力度和珍贵档案征集工作。定期对库存档案和数据进行清查，近三年完成档案数据清查6.5万余条，并及时做好有损坏或字迹模糊档案的数字化和修复工作。三是加强安全管理。及时对档案库房、网络机房、数字化室等场所的温湿度控制、监控消防等安全管理设施运行状况进行全面细致的检查。建立由馆领导、各科室负责人、馆员分工协作、各司其职的安全管理机制，组织馆内人员签署《档案馆库房安全管理须知》，坚持每天对库房和机房进行巡查与登记，定期开展馆库安全风险评估和隐患排查。注重服务外包安全，严格按照国家档案服务外包规范，从资质、流程、人员、设备、合同等方面加强档案数字化服务外包的安全管理。

聚焦转型发展，深耕智慧档案。一是搭建智慧档案框架。面对近年来学校数字档案资源持续增长和快速应用趋势，锚定智慧档案馆建设目标，确定“整体规划、分步实施、标准引领、安全可靠”的原则，强化档案在线化服务、平台化协同和数据化决策。2023年已完成电子档案管理系统和档案公共服务平台部署，启动了干部人事档案数字化工作，制定了电子档案管理系统运维规范，实现了查档流程缩减、效率提升，档案公共服务跑出“加速度”，为数字转型打下坚实基础。二是开展数字资源建设。修订学校《电子档案管理办法》，对电子档案的接收范围、接收内容、接收时间、接收要求等方面作出明确规定，全力打造门类齐全、结构合理、内容丰富的档案资源体系。按照“存量数字化、增量电子化”的原则，综合考虑档案价值和查档需求，近三年完成馆藏纸质档案数字化约100万张，馆藏档案数字化率稳步提升。积极引入技术手段，逐步实现电子档案管理系统与OA系统、财务管理系统和教学科研等业务系统间的数据互联、资源共享，所有档案资源在线查询、全文检索。三是探索单套档案管理。在2021年参加全国第三批电子发票电子化报销、入账、归档试点并顺利通过验收的基础上，遵循“有序扩围，稳中求进”的原则，从制度规范、技术标准、整体架构、服务保障等方面探索电子档案单套制管理。目前，围绕电子凭证会计数据标准深化试点，有序扩大试点电子凭证的归档种类，优化完善归档技术路线，建立健全配套制度，探索电子会计档案单套管理的制度规范和业务流程，并以点带面、融会贯通，积极运用现代化管理技术和手段推动档案工作转型发展。

强化队伍建设，提升服务质量。一是持续赋能队伍。围绕制约档案工作高质量发展的现实问题和短板弱项，通过邀请学界和业界知名专家来校讲授指导、参加继续教育、组织学术与业务培训等方式分层次精准化赋能档案人员发展。近年来，专职档案人员中67%有专业学历背景，档案人员参与国家档案局、省档案局等科技项目和校企合作项目10余项，1人入选湖南省青年档案业务骨干，1人入选湘潭市地方志专家库。发挥专业队伍辐射带头作用，为长沙、衡阳、常德和兄弟院校档案专业人员培训班授课近20次。二是助力人才培养。立足档案资料的挖掘、整理、开发和利用，讲好湘大故事、弘扬湘大精神、传承红色基因，更好实现以文化人、以史育人，增强师生对学校文化的认同与理解。参与档案学专业课程大纲修订、学生学年（毕业）论文和学生创新创业大赛指导工作，指导学生参加省档案学会学术论文评选和学校大学生创新创业大赛。与专业师生一起对实践难题、信息化建设、电子档案管理、人才队伍建设等主题进行研讨交流，以增强适应“互联网+”时代档案管理的能力。每年接待约50名信息资源管理专业学生来馆实习实践，通过情景化、沉浸式、体验式教学，指导学生学习档案业务知识，掌握档案资源管理技能。开展“青春档案 记忆典藏”主题活动，邀请毕业生离校前以卡片形式寄语十年后的自己，密封典藏静待他们返校后开启。三是提供优质服务。探索“少跑路、不跑路”服务方式，利用电话、邮箱、平台等提供“点对点”服务；践行“有呼必应、用心用情、精益求精”宗旨和理念，在工作查考、证明出具、业务保障、文化传承和思政建设等方面做好服务、贡献力量。近三年平均每年接待查档利用者5700人次，提供档案利用5万余页，回复邮件2200余封，完成学历学位审核600余次。与湘水集团、湘交科等近10家企业开展交流与合作，积极参与国家建设项目电子文件归档与电子档案管理试点和数字档案室建设试点，积极推进档案学基础理论与信息技术的融合。参加国家司法部和档案局《中华人民共和国档案法实施条例》调研座谈会，参与《湖南省档案管理条例》和我省档案服务外包安全监管制度修订完善，为我省档案工作创新发展贡献力量。

湖南农业大学：以“三大三行五化”

推动档案工作提质增效

湖南农业大学档案管理工作，履行为党管档、为国守史、为民服务“三大”使命，践行制度先行、观念并行、考核随行“三行”理念，推行档案治理常态化、手段信息化、管理精细化、程序标准化和服务贴心化“五化”模式，实现学校档案管理工作稳步发展，先后于2012、2013、2018年获省直单位档案工作先进单位，其中2人入选国家档案“三支”人才队伍。

履行“三大”使命。学校档案管理工作对标对表习近平总书记对档案工作提出的“四好”（把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好）“两服务”（更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众）要求，切实做到为党管档、为国守史、为民服务。学校档案馆长期负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、利用各类档案资料以及对校属二级单位档案管理和安全工作进行监督、检查与考核；广泛收集关乎学校发展建设，关乎师生切身利益，关乎党和政府要求，关乎社会、时代和市场需求的重要档案材料，植入现代化管理技术，推动档案管理不断向前发展。目前馆藏纸质档案7.5万卷，电子化条目50万条记录，每年服务超2万人次。

践行“三行”理念。一是制度先行、有规可循。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《湖南省档案管理条例》和我省档案工作规范化建设评价规范等档案管理相关法律政策标准，结合学校实际先后制定收集、管理、利用等各环节一系列规章制度。其中《湖南农业大学档案管理工作办法》部门立卷制明确“由谁归档”，《湖南农业大学部门立卷归档范围》和十三类档案管理规范详细规定“要归什么，怎么归档”，查借阅制度、保密制度、库房管理制度和档案管理突发事件应急预案等确保档案安全、严防档案管理人员泄密、违规利用档案等。二是观念并行、知行合一。利用每年学校办公室人员会议进行档案宣传培训，树牢“合理归档让资料查阅更便利、让部门工作更省力”的理念。如，学校教务处立足于提供更加便捷高效的档案服务，将高校毕业生相关的毕业生登记表、成绩单、党团组织关系、奖惩记录、名册等材料及时整理归档，方便毕业生快速查询、便捷打印。三是考核随行、评价到位。将档案工作纳入每年各单位绩效考评的内容，考核分值为2分，针对个别归档不到位、归档不合格的单位及时督促确保归档工作按时完成。不断调整优化评价指标体系，将档案工作者的服务态度、查档效率、投诉率、满意度等工作评价和反馈纳入考核内容。

推行“五化”模式。一是治理常态化。推动从传统的“单方、被动接收”档案管理向“源头干预、多方配合”的档案治理转变，协同学校业务部门、网络中心等共同探索档案治理路径、完善治理体系，进一步明晰哪些数据需要归档，以什么方式归档，怎样确保数据的真实性、完整性、可用性和安全性，目前学校档案管理数据管理成效已经体现在云存储、原文快速检索、OA系统文件电子化归档等方面。二是手段信息化。针对不同档案管理需求,将多样化信息化手段广泛应用于学校档案存储载体、传播利用渠道、档案保护技术等方方面面。如，针对学校档案管理类别多的特点，采用4个管理系统分别管理文书、人事、学籍翻译等业务;利用网站宣传档案管理制度，QQ工作群加强业务沟通，为便于广大校友利用档案，采用电子邮件和快递方式办理档案咨询、利用服务。三是管理精细化。抓住档案数据的精细化管理这个关键，不断提高档案著录、图文识别、图像识别等能力水平，进一步提高检索效率，甄别海量数据。精细化管理档案条目，明确学校档案题名著录需包含时间、主题、人名、学号、专业、名称等关键信息，做到“文件一文一档、成绩一生一档、名册一页一档”，为将来人工智能、线上自助、数据挖掘、开放资讯、可视化应用等业务打好扎实数据基础。四是程序标准化。参照国家档案相关国标和行标，制定“文书档案纸质整理规范”“电子录入操作手册”“档案背脊打印视频教程”“移交清单打印签字单”等档案归档流程标准；制定“档案状态管理”“档案权限管理”“电子档案要素审核”等档案管理流程标准；制定“档案查”“借阅审批单”“邮件查阅申请格式”等档案利用流程标准。五是服务贴心化。针对调研发现的师生、社会对档案资源利用需求与服务落后的矛盾，全力做到“有档可查、有档能查、查有所获”。学校档案管理通过官方网站公布目录化的服务项目清单、标准化的服务流程、便捷化服务平台、多样化服务渠道等贴心措施全心全意做好档案服务。

湖南工程学院：双馆联动 多管齐下

切实发挥档案文化育人功能

湖南工程学院认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，贯彻实施《“十四五”全国档案事业发展规划》，探索“档案馆”“校史馆”双馆联动作用，多管齐下落实档案编研工作、档案资源展陈和档案资源开发等重要职责，充分发挥档案文化育人功能。

聚焦档案编研工作，助力学校文化建设。档案编研工作承载着学校历史记录的意义，学校自1951年建校，70余年丰富的档案馆藏资源为档案编研工作提供了良好的基础。近年来，学校高度重视档案馆在历史档案编研中的重要作用，深入开展档案编研工作，深入挖掘珍贵档案资料、湖工历史史料，通过走访80岁以上的历史见证者30余人口述历史，抢救珍贵档案。组织编研了《湖南工程学院1951-2021年校史》《湖南工程学院70年发展大事记》《湖工故事》《口述历史档案》等档案史料汇编，特别是《湖南工程学院1951-2021年校史》围绕“以时间为脉、以精神为魂、以思想为道”三条主线组织内容，图文并茂展示了学校70余年的发展历程和办学成果，把学校建校历史放在“四史”长河中，贯穿党和国家政策、宏观战略、时代背景，体现学校与党同心、与国同行、与高等教育同发展、与行业共奋进的辉煌历程。同时，充分挖掘校史中的人文积淀，发挥以史资政重要作用，为学校决策提供智力支撑。

聚焦档案资源展陈，助力学校立德树人。发掘学校文化底蕴，赓续湖工历史文脉，创新校史文化品牌，以史育人、以文化人，利用档案展陈形式，将校史文化打造成生动的思政教科书。学校档案馆通过探寻档案蕴含的历史智慧和精神品格，凝练湖工历史上的“十个第一”，推动校史馆展陈取得了震撼人心的效果，展馆包括印象篇、历史篇、英才篇、风华篇和远航篇，共展示680余张照片，400余件实物以及近年来学校取得的教学、科研成果资料；以湖工蓝、未来白、人文褐、革命红为主要设计色彩，展现具有湖工特色的设计风格。同时，利用展览讲好湖工故事，打造“工科+文化”的校史馆育人新格局，打造湖工特色校史馆，发挥档案文化存史、资政、育人的价值和功能，学校每年组织新生、毕业生参观校史馆，将学校的建设发展史与中国共产党的奋斗拼搏史相结合，让学生从一份份珍贵档案中感受到中国共产党的伟大成就和学校的发展变迁。校史馆以校本资源的开发和利用形成的校园文化氛围，充分发挥了教育导向和思想引领作用，激励着师生不忘立德树人初心，牢记为党育人、为国育才使命。目前，校史馆已成为学校师生党支部开展党史教育的重要场所、学校思政课的实践育人基地，2022年获批新建湖南省社会科学普及基地，在全省高校中获得广泛好评，省内外20余所高校到学校校史馆开展专题调研学习。

聚焦档案资源开发，助力学校校友工作。深耕学校档案资源，打造校友信息平台，发掘校友的文化资源与智力资源，积极发挥校友在学校人才培养、精神激励、文化宣传方面的作用，实现双馆育人内涵式发展。近年来，学校档案馆充分发挥馆藏资源优势，利用文书档案、声像档案等，共完成了十几万条校友基础信息、近二十万条校友课程信息、千余张毕业照等数据的整理和优化工作，使校友们深切感受到母校的关爱和家的归属感。持续打造校友信息平台，加强与广大校友的沟通联结，组织开展校友基本信息数据、校友珍贵影像资料和班级集体照征集收集活动，以及校友信息平台校友成果、优秀事迹展示策划活动，发挥榜样育人作用。目前，校友信息平台将分阶段实现校友基本介绍、成果、捐赠和优秀事迹等信息的在线检索和展示，通过档案资源特别是校友信息平台的开发与利用，构筑校友饮水思源、回报母校的桥梁纽带，该平台在学校70周年校庆活动中大放异彩，并有力支撑了今年以来学校“校友回湘”工作。

湖南信息学院：以高质量档案工作

服务学校高质量发展

湖南信息学院深入贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，精准把握新时代档案工作新内涵、新要求，着力在标准化、规范化、信息化上下功夫，改革和加强学校档案工作。目前，学校档案馆馆舍面积200平方米，设置14大门类实体档案，馆藏6484余卷1090079件，数字化纸质档案631098余幅，在档案收集、征集、保管和利用方面充分发挥档案馆功能和作用，高质量服务学校发展和社会需求，先后两次荣获“湖南省档案工作先进集体”。

凸显标准，档案工作有品有质。一是夯实档案工作基础。学校积极落实省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，明确常务副校长分管档案工作，把档案建设情况纳入各部门月度、年度工作考核内容，纳入学校年度工作要点和工作任务清单，落实档案工作队伍年度专项经费补贴等，保障档案工作在学校工作中的地位作用。二是建强档案工作队伍。学校建立覆盖全校各部门、二级学院的档案工作队伍，档案工作专职岗位编制3人，立档部门32个，专(兼)职档案员50人，集中统一管理全校各类档案，已建成满足需求且较为稳定的专兼职队伍。三是优化档案工作条件。学校每年安排专项经费，持续提质档案工作条件。档案馆馆藏室由起初80平米增加到200平米，专项档案资料室由以往50平米增加到180平米，全部立档单位根据需要建设资料室（柜）；更新升级资料密集架、资料架（柜）的品质和功能。全面优化办公设备，同步提高防盗、防火、防潮物防和技防设备。新档案馆建设已列入学校“十四五”校园建设规划，并即将报建开工。

加强规范，档案建设从严从实。一是强业务“有招可循”。建立档案工作调研制度，常年以走访座谈、查阅资料、现场查看、线上监测、专项检查等方式了解立档部门档案工作情况，征询问题和建议。构建常态化重点档案建设业务机制，每年3-5月份整理归档上年度资料，4月份调研档案制度，5-7月份修订档案制度，并重点指导完成毕业生档案建设，9月份开展档案建设推进检查，10-11月份完善纸质档案数字化建设，12月份组织档案移交和上架，实现建档立档归档流程化。二是严培训“有据可考”。做优学校档案工作机制，坚持每年两期档案业务培训，校领导、部门、二级学院负责人、档案员集中培训学习。连续5年来，档案工作与津贴福利、职务调整、部门、二级学院年终评优挂钩，部门、二级学院负责人年终述职必述档案工作。三是建制度“有章可依”。在学校档案工作管理条例和业务规范制度基础上，创新建设专项档案管理办法、纸质档案数字化管理办法等制度。坚持服务师生、服务教育教学，持续细化学业考试试卷保管办法，毕业论文(设计)整理办法、毕业生档案管理办法等，档案工作基本实现规范化和制度化。

融合信息，档案利用提档提速。一是同步推进档案资料纸质化与数字化。电子档案收集与纸质档案同步管理，持续优化电子档案管理流程，对电子文档格式转换、数据收集、归档数据包组织、存储等关键环节制定统一标准和规范，并全程监督工作过程和检查验收工作结果，做到电子文档从形成到归档到利用全过程可控可追溯，先后完成馆藏纸质档案数字化折合631098页、实物档案236件、基建档案录入计量92659条，完成馆藏档案数字化存储和备份，极大方便师生在线查阅和依规下载档案资料，实现“让数据多跑路，让学生少跑腿”。二是全面加快档案信息化建设。依据《中华人民共和国档案法》，将学校档案工作信息化建设纳入智慧校园建设，2010年作出档案工作“纸质化-电子化-信息化”三步走建设部署，2020年完成档案信息系统搭建和运用，2021年档案信息系统与学校大数据平台对接融合，并接入学校智慧校园“一站式服务平台”，实现信息互联共享，学校档案工作全面进入高质量智慧服务建设阶段。三是充分挖掘资源服务学校发展。全面强化档案馆的人文属性、历史属性和公共服务属性，加强对学校文书、教学、科研、建设工程等项目和照片、音像、人物、实物等各类档案及涉密档案的收集管理与使用，在“校友回湘”和学校大思政课建设等工作中，系统梳理和遴选、展示优秀校友在校学习期间的有关资料6000余人次，各类实物档案1000余件，服务师生需求，温暖感动校友，为学校高质量内涵式发展贡献档案工作力量。

湖南科技职业学院：牢记为党管档使命

履好为民服务职责

近年来，湖南科技职业学院牢记习近平总书记档案工作“存史资政育人”的殷殷嘱托，勇担“为党管档、为国守史、为民服务”三大使命，不断提高档案工作法治化、规范化、信息化水平。

突出高位引领，提振担当有作为。一是加强规划设计。学校坚持党对档案工作的全面领导，党委高度重视档案工作，切实履行“党管档案”的责任要求，把档案工作纳入学校整体发展规划，确保档案发展质量与学校发展水平相适应，推进做好天心北校区“两馆一厅”（档案馆、校史馆及展厅）建设规划，着力打造校园文化建设的品牌阵地。二是加强组织保障。学校单列成立档案馆，馆藏4个全宗、5.7万多卷档案，在编4人，各部门及二级学院至少有1人负责档案工作，档案馆长同时兼任机关总支书记，履行馆长主责，指导人事、财务、基建档案室及二级学院的业务建设。全面建立和落实档案工作责任制，全校专兼职档案员全力做好学校档案的收集、保管、利用和信息化等工作，做好“三合一”管理制度的落地落实。建立档案工作经费投入机制，为档案工作提供足额经费保障，并执行绩效评估制度。三是加强使命激励。积极开展档案专题教育讲座，多次邀请国家级档案专家库(储备专家)来校讲座，在全校树牢“档案工作大有可为、应当大有作为、人人都是档案员、关键事在人为”的理念，把蕴含学校办学初心使命的各类档案保管好、利用好，把新时期党委带领全校师生完成高质量学校建设的奋斗历程记录好、留存好。2024年4月邀请湖南省高等教育学会档案专业委员会秘书长向禹教授为学校分管档案工作领导、专兼职档案员做题为《新时代档案管理工作的挑战与机遇》的首场开讲。

推进档案治理，提升效能有机制。一是持续提升治理能力。根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《湖南省档案管理条例》《湖南省档案工作规范化建设评价规范附录C》等档案管理相关法律政策标准等，制订修订《湖南科技职业学院档案管理办法》《湖南科技职业学院文件材料立卷归档范围》《湖南科技职业学院档案管理工作考核实施细则》等制度，构建主体明确、各司其职、权责一致、共建共享的档案资源管理体系，提升资源集聚能力明确职责，理顺关系，加强部门协同，增强统筹谋划和指导协调能力，确保人、库、物各方的安全可靠。二是不断增强业务水平。树立档案工作者为“资源管理者”“数据管理者”“知识管理者”的意识，建立健全人才培养和使用机制。学校安排专职档案员积极参加各级组织的业务培训，面向全体专兼职档案员举办学校档案管理、文件材料归档范围、收集档案流程等专题辅导，编印《湖南科技职业学院兼职档案员工作指南》，画好归档流程图，让兼职档案员“按图索骥”，顺利完成文件材料立卷归档工作。目前学校可保质保量完成档案收集、整理、保管、数字化、提供利用、系统维护等常规工作，正扎实推进档案治理体系、资源体系、利用体系、安全体系建设等创新工作，形成了执行有力有序有效的良好工作格局。

规范档案利用，提质服务有章法。一是有效开展档案数字化改革。加强档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，不断推动档案数字化工作，促成OA与档案管理系统的对接集成，档案收集储存高效又规范，手工信息收集转为线上操作，极大地解放人力。学校每年安排专项经费预算，引入档案数字化外包服务，确保现场操作安全保密的条件下，实施档案数字化加工、档案数字件复制、档案数字化成果编研等，仅2023年就完成12万页的数字化加工工作。二是有效服务师生员工档案利用。坚持查档服务“少跑一公里”的理念，对接学校相关部门利用网上办公，资源安全共享。同时，档案利用审批在OA上完成申请流程，解决了跨校区查档带来的不便。这些举措以需求单位满意为工作的出发点和着力点，落实服务事项“一件事一次办”，用主动、热忱的服务态度，实实在在的工作举措，持续践行“激情、和谐、规范、快捷”工作作风，为需求单位提供有态度、有温度、有速度的服务。2023年以来，接待校内外档案查阅1313人次，其中校内查阅679人次，校外查阅634人次，配合专案组查阅调档80多人次，完成新校区专项审计、学校房屋评估等，提供文件材料上万册，为十几名70年代以来的毕业生提供精准有效的档案查询利用，学校赢得了校友们的赞许和良好的口碑。三是有效推进档案文化建设。围绕宣传档案工作和普及档案知识，通过悬挂宣传横幅、LED滚动大屏、展板、发放宣传资料、填写调查问卷等形式进行了国际档案日宣传活动，帮助师生树立了档案保护意识，在校园里营造了重视档案、珍惜档案、利用档案、支持档案工作的氛围。派专人负责编撰校史，组建了一支校史采集整理小分队，通过访谈、查馆藏，挖掘到党和国家领导人对学校建校的一批具有参考价值、保存价值和研究价值的档案史料（比如题词手稿），通过复制展现，让师生员工了解过去，展望未来，为学校高质量发展献计献策，力争把校史校情教育馆打造成为彰显学校办学精神的重要基地。